Что такое экспресс-внедрение

Обсуждая будущий проект внедрения программного обеспечения, мы обычно предлагаем два варианта, отличающиеся подходом к внедрению – классическое проектное внедрение и экспресс-внедрение. И если с порядком проектного внедрения все более или менее понятно, то экспресс-внедрение часто вызывает вопросы. Здесь мы о нем и расскажем, используя в качестве примера систему управления ИТ-обслуживанием (ITSM). Для других систем все будет аналогично.

Предпосылки

Постоянно возрастающая зависимость операционных процессов организаций от информационных технологий, помноженная на растущую сложность ИТ-инфраструктуры, требуют профессионально организованного управления ИТ-процессами, ИТ-активами и ИТ-инфраструктурой. Поэтому внедрение соответствующего программного обеспечения (ПО) становится острой необходимостью. Особенно, если оно основано на лучших мировых практиках и длительном опыте разработчика.

Однако, реальная жизнь сложнее идеальных схем, и полноценные проекты внедрения такого ПО оказываются не всегда эффективны с точки зрения удовлетворения реальных потребностей Заказчика. Вот два примера таких ситуаций, с которыми мы нередко встречались за многие годы внедрения таких решений.

Во-первых, полноценные проекты внедрения требуют определенного минимального уровня зрелости ИТ-службы и четкого понимания своих потребностей. И если, например,

• Специалисты Заказчика не вполне владеют теорией процессного управления ИТ и лучшими практиками в этой области (ITIL), то Заказчику будет сложно сформулировать свои требования к системе так, чтобы они соответствовали лучшим практикам (естественно, с учетом своей специфики). А это верный путь к завышению объемов и сроков работ по проекту.

• И если ИТ-служба Заказчика недостаточно знакома с выбранным для внедрения ПО, то требования Заказчика не будут достаточно конкретными, что может повлечь разное толкование требований Заказчиком и Исполнителем, что обычно приводит к нарушению сроков и конфликтным ситуациям.

• А если Управление ИТ-службой Заказчика не соответствует принципам процессного управления и сервисному подходу, заложенным в систему разработчиком, то либо поползут вверх цена и срок внедрения, либо внедрение потребует изменений в организации управления ИТ, что тоже бывает непросто и не быстро.

В этих и аналогичных ситуациях гарантировать успех сможет только поэтапный подход к внедрению с низким ценовым порогом вхождения, что дополнительно снижает риски проекта.

Во-вторых, заказчик по различным причинам часто хочет получить практический результат быстро. В то же время серьезные проекты внедрения даже базовых процессов могут длиться до года, особенно если необходимо учесть существенную специфику Заказчика и интегрироваться с различными смежными системами.

В этой ситуации выходом также будет поэтапный подход к внедрению, когда уже первый достаточно короткий этап принесет практическую пользу.

И тут возникает вопрос – как же все это организовать?

Решение

Когда нам надоело вытягивать до результата изначально слабо подготовленные проекты, мы придумали собственную технологию быстрого результата, которая опирается на давнюю концепцию лестницы успеха, когда каждый шаг приближает нас к результату. Кстати, эту концепцию применяют как альпинисты, так и большинство успешных людей в мире.

Экспресс-внедрение является первым и быстрым шагом лестницы успеха. В результате него Заказчик получает ПО с настроенными в соответствии с его потребностями базовыми процессами плюс небольшие доработки. Да, реализация этих процессов останется такой, какой ее предусмотрел разработчик системы, но она полностью соответствует лучшим практикам управления ИТ. И это дает Заказчику следующие перспективы.

• Возможность непосредственного практического использования системы для решения основных оперативных задач, пусть даже без учета всех особенностей своей организации.

• Возможность более глубокого практического ознакомления с внедряемой системой, что необходимо для осознанного и обоснованного выдвижения требований по ее развитию.

Таким образом, экспресс-внедрение позволяет за небольшую стоимость получить быстрый результат и обеспечить дальнейшее эффективное развитие системы.

За счет чего это происходит?

Принципы и ограничения

Обычно к проектам применима следующая мудрая поговорка: «Мы выполняем работы недорого, качественно и быстро. Выберите любые 2 слова из этих трех». Но нам удалось оптимизировать этот процесс, и в результате экспресс-внедрение действительно выполняется недорого, качественно и быстро, что не ставит Вас перед выбором приоритетов.

В основе оптимизации процесса экспресс-внедрения мы положили идеи Генри Форда, создателя первого конвейерного производства, и Тайити Оно, одного из разработчиков Производственной системы Тойота, которая впоследствии распространилась по миру под названием «бережливое производство» (lean production). В нашем случае эти идеи вылились в следующие принципы:

• Стандартизация результата и процесса экспресс-внедрения, что в том числе позволяет за счет эффекта повторяемости и контроля достичь высокого качества при умеренной цене и сжатых сроках– совсем как на конвейере Форда.

• Исключение факторов роста сроков и цены экспресс-внедрения – а это один из основополагающих принципов бережливого производства.

Опираясь на эти принципы, мы ввели следующие ограничения экспресс-внедрения:

1. Внедряются только базовые функции (процессы), а еще несколько функций могут быть включены в рамки проекта по Вашему желанию. Например, при внедрении процессов ITSM управление обращениями входит обязательно, управление проблемами – по Вашему желанию, а управление релизами, увы, не входит.

2. Адаптация заключается в настройке внедряемых функций (процессов) предусмотренным разработчиком способом, а также небольшие доработки, не меняющие логику работы системы и не расширяющие объем ее функций. Например, подправить отчет или добавить вводимые вручную атрибуты вполне возможно, а вот сделать не предусмотренную разработчиком интеграцию или что-то переделать – уже нет.

3. Большинство выполняемых работ строго ограничены по объему. Например, мы с удовольствием настроим несколько SLA (соглашений об уровне услуг) и покажем Вам как это делается, но все остальные SLA Вам придется заводить самостоятельно.

При этом мы постарались, чтобы перечисленные выше ограничения не были для Вас критичными: все, что не входит в рамки экспресс-внедрения может по Вашему выбору быть выполнено:

• Либо в рамках отдельного договора,

• Либо отдельными этапами договора экспресс-внедрения, начинающимися после сдачи результатов экспресс-внедрения.

Таким образом, в результате экспресс-внедрения Вы получаете гарантированный результат за короткий срок и умеренную цену. И это не только не ограничивает дальнейшее развитие системы, но и помогает сделать его осознанным и в плановом порядке. 

А что лучше для Вас – все сразу, но дольше и дороже, или поэтапно с быстрым и недорогим стартом? Скажите, нам это действительно интересно!